Svåra samtal

Svåra samtal under medarbetarsamtal

Svåra samtal måste ibland genomföras. Som chef eller ledare är du i ständig kommunikation med dina medarbetare. Och ibland uppstår situationer där du i din roll har ansvaret att med dessa hålla medarbetarsamtal av mer korrigerande karaktär. Det kan exempelvis vara när du måste komma till rätta med oönskade beteenden från dina medarbetare. Många chefer och ledare upplever dessa som svåra samtal. En orsak kan säkert vara att det är ovant. Men ofta handlar det i grunden om en oro. För de eventuella reaktioner som kan bli till följd. Då de flesta av oss människor har en naturlig ovilja att göra någon ledsen eller arg.

Att förbereda dig sig inför svåra samtal

Förbered dig inför samtalet genom leta efter kompetensutveckling för ledare och chefer som innehåller svåra samtal. Förberedelser är A och O inför svåra samtal, oberoende av om du känner obehag inför dessa eller inte. Fundera noga på frågor att ställa och vad anledningen till samtalet är. Vad du vill uppnå med detta och vad den optimala följden skulle vara. Här är det viktigt att du också försöker hålla dig så neutral som möjligt i beskrivningen av de händelser du har för avsikt att ta upp under samtalet. Det är oerhört viktigt att du utgår från fakta och inte förutfattade meningar. Försök också att sätta dig in i medarbetarens situation. Och reflektera över dennes eventuella känslor, tankar och agerande.

Ledordet vid all kommunikation är respekt

Ett ledord som alltid bör ligga i grund för all kommunikation är respekt. Detta är viktigare än någonsin under just svåra samtal. Du som chef och ledare måste vara medveten om att kommunikation är två-riktad och att ni inte samtalar för att någon ska ”vinna” utan att ni båda ska försöka enas om en lösning. När vi människor upplever att vi blir beskyllda för något är den första reaktionen vanligtvis att gå till motangrepp. Detta måste du som chef och ledare kunna hantera. Både genom ditt sätt att framföra din kritik men också genom att inte låta dig provoceras av den andre partens reaktion.

Gå rakt på sak och beskriv vid svåra samtal

När det kommer till att hålla svåra samtal är tydlighet en grundförutsättning för att budskapet ska ha en chans att nå den andra parten. Inled med att berätta varför du tagit initiativet till detta samtal och vad du önskar uppnå. Gå rakt på sak och beskriv, utan att värdera och döma, hur du upplevt händelsen som lett till att ni hamnat i denna situation. Var inte rädd för att visa hur du känner inför situationen, att genom ord och gester visa att du är känslomässigt engagerad och bryr dig om medarbetaren. Låt dock inte denne manipulera dig och dra nytta av dina känslor.

Tredje part vid svåra samtal kan underlätta

Ett alternativ, vilket kan vara framgångsrikt vid vissa svåra samtal, är att ha med en tredje part. Denna kan exempelvis vara en facklig representant eller någon från personalavdelning på företaget. Denna kan under pågående medarbetarsamtal anteckna vad som sägs, utan att vara delaktig själv, och sedan efter avslutat samtal ge sin bild av situationen. Det är här viktigt att du innan samtalet frågat medarbetaren om det är okej för denna att en tredje part är inkluderad och att du även kan respektera ett eventuellt nej.